Urus Rekod Kewangan Syarikat Dengan Bijak
Sebelum ni saya dah kongsi apa yang perlu buat jika nak bisnes/syarikat bertahan lama, boleh baca disini. Salah satu poin yang saya tekankan ialah rekod setiap transaksi. Setiap jualan yang masuk & perbelanjaan keluar pastikan kita simpan invois & resit.
Ni punca ramai usahawan takut nak declare ke LHDN, sebab tak rekod & resit berterabur. Bila tak submit, semestinya, bila bila masa LHDN cari kita. Tau tau nanti, surat LHDN sampai. Ini adalah antara teknik selamat dalam mengurus rekod kewangan:
1. Invoice
Setiap jualan yang masuk, ada jerr customer beli produk kita, wajib sediakan invois/resit jualan. Untuk transaksi yang sedikit contohnya perniagaan melibatkan servis.
Boleh gunakan Waveapps. Waveapps ni senang je, kita set je maklumat pelanggan (nama, no phone, email, alamat, dll) & assign produk kita & harga. Nanti auto sent email invois tadi ke pelanggan kita.
Invois jualan ni kita kena download & Print & simpan sebagai rekod jualan dalam file. Namanya File nya ‘Invois Jualan 2019‘. Dalam file jualan ni kita simpan & asingkan tiap bulan. Yang penting susun ikut bulan, nak memudahkan kerja akauntan kira nanti. Kita mudahkan mereka, cas servis pun tak kena cas tinggi tinggi.
Manakala, peniaga online yang 100-200 order sehari, sekali print beribu-ribu invois jualan sebulan. Kadang sampai 10-20 file untuk setahun. Jika transaksi jualan terlalu banyak, boleh asing, 1 bulan 1 file.
Untuk memudahkan auto generate invois ni, guna sistem borang online. Contohnya, onpay.my, bizzapp & ordersini.com. Bagusnya sistem borang online ni, sambil user/pelanggan submit order nak beli, dia integrate sekali dengan sistem invois & resit ni. Customer buat Order produk online, customer auto dapat email invois. Kita sahkan jualan, customer auto dapat email resit. Atau invois jualan tadi bertukar kepada resit jualan yang di cop sebagai ‘paid’. Kita pula boleh print invois tadi. Borang jualan ni sangat membantu,terutama yang order 100-200 parcel sehari. Nak type 1 persatu nak key in invois shj manual fuhhhhh.
2.Resit Pembelian
Dia beza ya, resit belian ni biasa dapat masa kita beli barang. tiap kali ‘beli’ barang mintak resit, waima isi minyak nak uruskan bisnes pun. Resit ni biasa saiz nya kecil, ada yang dakwat dah pudar, paling sedih simpan lama-lama hingga tak nampak tulisan.
Cara selamat! Susun dulu resit resit dalam 1 kertas A4, kemudian kita photostate sekali. Kemudian, salinan tadi simpan dalam file.. Nama file ni ‘Resit Belian & Perbelanjaan 2019‘. Dan resit ni pun sama macam invoice, asing tiap bulan. Resit ni banyak ya, untuk perniagaan kecil, campur dulu
- Bil-bil air, api, internet, coway, dll
- Slip gaji kita & pekerja
- Resit beli barang
- Sewaan
- Claim komisyen
- apa sahaja yang melibatkan pembelian
3.Payment Voucher
Haa ni special sikit.. dalam kategori perbelanjaan, tapi yang tak dapat resit. Contoh: Nak bayar sewa dengan pakcik, pakcik tu tak bagi resit, mintak pun tak nak buat, dah tua katanya. nak bayar sewa pun taknak bank in, nak cash.
Situasi diatas, kita tetap kena sediakan rekod. Melalui payment voucher. Maklumat ada dalam payment voucher adalah:
- Nama penerima
- Tarikh
- Tujuan pembayaran
- Amaun
- Tanda tangan
So payment voucher tu simpan dalam file yang diterangkan dalam No.2 tadi
4.Bank Statement
Bank statement ni akan boleh dari bank perniagaan kita. Print masuk dalam file bank statement. Kalau hilang, nak print tak boleh, kena pergi bank la jawabnya, dan kena bayar sehelai RM0.80 – RM1.50 sehelai.
5.Declare LHDN
File file tadi tu, submit ke akauntan, untuk declare Tax LHDN. Bayaran servis akauntan bergantung pada berapa banyak transaksi kita. InshaAllah harga boleh runding. Bayaran LHDN pula bergantung kepada profit tahunan kita dan dah siap tolak dengan beberapa item yang boleh tolak. Ni akauntan bertauliah je tahu bab ni.
6.Simpan Rekod
File ni kena simpan sampai 7 tahun, sebab LHDN kadang datang nak cek bila bila masa. Ini untuk rekod kewangan kita. Kalau tak simpan & susun salinan invois tersebut dalam file, kita pun stuck nanti nak submit ke akauntan. Semoga info ini sedikit sebanyak dapat membantu bisnes/syarikat bertahan lebih lama.
